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Kundenevent an der Messe – Was sollte man beachten

14 Mai 2020

Tracy Fisher

Obwohl in der heutigen Zeit vielen online stattfindet, haben Messen, an den man Leute und Firmen persönlich trifft und sich mit diesen austauscht, weiterhin eine große Bedeutung. Was man alles beim einem Kundenevent an der Messe beachten sollte, wird im folgenden Abschnitt genauer erläutert.
Wichtig für einen solchen Event ist vor allem die gute Planung im Voraus. Das Kundenevent an der Messe, bspw. bei WSD GmbH Wasserfahrzeuge-Schiffe-Dienstleistungen, sollte man bereits ein Jahr vor der eigentlichen Messe beginnen zu planen, um genug Zeit für alle Vorbereitungen zu haben. Hierzu ist eine grobe Planung der Ressourcen und Kosten wichtig, was durch interne Ausarbeitung unterstützt werden kann. Man sollte die notwendigen Tasks definieren und Verantwortliche bestimmen, die das Projekt in die Hand nehmen und darauf achten, dass alles reibungslos abläuft. Ein weiterer wichtiger Schritt ist es einen Budgetplan zu erstellen. Bestandteile eines Budgetplans sind die Kosten für Personal sowie Reisekosten, die Miete und die Betriebskosten für Strom, Wasser und Entsorgung an der Messe selbst. Außerdem gehört in das Budget für eine Messe die Kosten für Transport der Messestände, Kosten für Essen und Trinken vor Ort, Kommunikationsmaterial und andere Kosten, welche anfallen könnten. Sonstige Kosten sind zum Beispiel kosten für Schulungen, welche das Personal und die Mitarbeiter an der Messe im Vorhinein erledigen sollten. Dann ist es auch noch von großer Bedeutung, den Messestand selbst zu planen. Dazu beauftragt man am besten eine Firma, den Messestand zu bauen und zu gestalten. Man kann hierfür große Ausstattung wie Plakate und Säulen erstellen. Außerdem kommt es immer gut auf Messen an, wenn man für die Kunden auch Werbegeschenke zu bieten hat. Außerdem sollte das Team für die Messe ein einheitliches Outfit tragen, welches im besten Fall zur Firma selbst passt. Zudem muss man die Kunden einladen und alle Stakeholder, die für das Kundenevent an der Messe wichtig sind, darüber informieren. Zur Messe selbst sollte man sich rechtzeitig auf den Weg machen, um nicht zu spät zu kommen. Wichtige Dokumente für den Zugang auf die Messe sind die Ausstellerausweise oder auch Fragebögen. Wenn der Stand fertiggestellt ist und die Messe öffnet, geht es auch schon los. Man sollte die Zeit beim Kundenevent dafür nutzen, Networking zu betreiben. Das heißt neue Kontakte zu knüpfen und alte zu pflegen. Außerdem sollte man seine eigene Firma möglichst gut repräsentieren. Dazu hat man immer kleine Präsentationen der Materialen des Standes im Kopf und Visitenkarten bei der Hand. Wer keine Visitenkarten hat, nimmt am besten Zettel, um so seinen Kunden die Kontaktdaten wie E-Mail aushändigen zu können. Ist die Messe zu Ende, kann man die geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen und die Endabrechnung machen.

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