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Veranstaltungen, wichtig und kulturell!

Virtuelle Events sind eine interessante Alternative

3 Dezember 2020

Tracy Fisher

Nicht nur in Zeiten von Beschränkungen gilt es sich nach Alternativen und neuen Optionen umzusehen. Das Treffen vieler Personen kann Probleme bereiten, denn es gilt beispielsweise eine sehr aufwendige Organisation zu stemmen. Zudem dürfen die anfallenden Reisewege nicht außer Acht gelassen werden, da beispielsweise nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens an dessen Stammsitz wohnen. Virtuelle Events sind aus diesen Gründen im Zuge der letzten Jahre zu einer wichtigen Alternative geworden, welche zahlreiche Vorteile bieten können.

Virtuelle Events erleichtern die Organisation
Ob Business-Meeting oder Aktionärsversammlung – ein sehr großes Problem bei der Organisation eines solchen Termins war stets das Auffinden einer passenden Location. Neben der technischen Ausstattung musste die Anzahl der Teilnehmer berücksichtigt werden, welche an einem solchen Geschäftstermin teilnehmen werden. Virtuelle Events können dahingehend eine erhebliche Erleichterung mit sich bringen, denn es gilt lediglich die technischen Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, sodass anschließend jeder eingeladene Gast an der Versammlung teilnehmen kann. Natürlich können in der Organisation nicht nur bei der Suche nach einer Location Erleichterungen festgestellt werden, denn das Planen der Reisen bzw. die Planung von Übernachtungen mit der Buchung von Unterkünften kann in diesen Fällen ebenfalls entfallen.

Veranstaltungen können einen Mehrwert bieten
Wird an einem Event vor Ort teilgenommen, so erhalten alle Teilnehmer die identischen Informationen, welche beispielsweise durch einen Moderator oder Sprecher vorgetragen werden. Im Rahmen einer Aktionärsversammlung kann dies dazu führen, dass bestimmte Abschnitte als Langatmig empfunden werden können. Virtuelle Events können jedoch in diesem Zusammenhang eine große Stärke ausspielen, denn durch die Teilnahme über eine Webcam bzw. über ein Videokonferenzsystem ist dafür gesorgt, dass nicht nur die Aufmerksamkeit auf den jeweiligen Sprecher gerichtet sein muss. Ein sogenannter Second Screen kann dazu dienen, dass eine deutlich erhöhte Detailtiefe zu den Informationen als Alternative zusätzlich angeboten werden kann, in denen sich die einzelnen Teilnehmer sogar eigenständig in der Navigation bewegen können. Ein erheblicher Mehrwert ist zugleich, dass eine Aufzeichnung virtueller Besprechungen möglich ist. Auf diese Art und Weise können Inhalte exakt wiederholt werden.

Die Kosten sind erheblich geringer
Dass virtuelle Meetings inzwischen als attraktive Alternative angesehen werden, liegt vielfach an den damit verbundenen Kosten. Für den Veranstalter gilt es zwar weiterhin Themen vorzubereiten, für den Event einzuladen oder aber diesen durchzuführen, jedoch müssen keine Hotelzimmer oder Event-Locations gebucht werden, welche bislang die Budgets erheblich belasteten. Ebenfalls entfallen die Kosten für die An- und Abreise der Teilnehmer, was insbesondere bei vielen großen Firmen dafür gesorgt hat, dass gänzlich auf virtuelle Besprechungen und Versammlungen gesetzt wird.

Events virtuell abhalten zu können, ist inzwischen eine interessante Alternative für viele Unternehmen geworden. Die damit verbundenen Vorteile überzeugen vor allen Dingen bei den Kosten und im Bereich der Organisation, weshalb davon auszugehen ist, dass sich dieser Trend in den kommenden Jahren weiterhin verstärken wird.

Weitere Informationen finden Sie bei der ON THE ROCK Veranstaltungskonzepte GmbH.

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